Коли замовлень стає більше, ручне перенесення даних часто призводить до помилок, затримок і втрачених заявок.. Правильно налаштована CRM для автоматизації допомагає об’єднати звернення клієнтів, контролювати статус кожного замовлення та зменшити кількість повторюваної роботи для менеджерів. Автоматизація особливо важлива для магазинів і сервісних компаній, де протягом дня потрібно одночасно обробляти десятки або сотні звернень.
Як побудувати автоматизований процес прийому замовлень
Починати варто не з вибору окремих інструментів, а з опису всього шляху замовлення: від першого звернення покупця до оплати, доставки та повторного продажу. Це дозволяє побачити операції, на які менеджери витрачають найбільше часу.
У єдину систему доцільно передавати заявки з основних каналів:
- сайту та інтернет-магазину;
- телефонних дзвінків;
- месенджерів і соціальних мереж;
- маркетплейсів та інших торгових майданчиків.
Після отримання заявки система повинна автоматично створювати картку клієнта, фіксувати контактні дані, склад замовлення, джерело звернення та відповідального менеджера. Якщо ручне оформлення однієї заявки займає 10 хвилин, а автоматизація скорочує цей процес до 3 хвилин, економія робочого часу становить 70%. Для 50 замовлень на день це вже майже шість годин роботи команди.
Основний процес можна побудувати так: система приймає заявку, перевіряє дані, призначає відповідального менеджера та оновлює статус після оплати чи доставки. Це спрощує контроль замовлень і роботи команди.
Які операції варто автоматизувати в першу чергу
Найкращий результат дає автоматизація регулярних дій, які виконуються за однаковим сценарієм. Саме в таких процесах ручна робота найчастіше створює затримки та людські помилки.
Серед першочергових завдань:
- створення картки нового замовлення;
- розподіл заявок між менеджерами;
- нагадування про дзвінки та оплату;
- відправлення повідомлень клієнтам;
- оновлення статусів замовлення;
- формування звітів про продажі.
Наприклад, якщо менеджер забув повторно зв’язатися з покупцем після заявки, компанія може втратити продаж. У системі Venta CRM такі робочі процеси можна організувати так, щоб відповідальна людина бачила наступну дію та встановлений для неї термін. Це також спрощує контроль прострочених задач і заявок, які довго залишаються без руху.
Водночас не потрібно автоматизувати кожну дрібницю. Спочатку варто знайти операції, які часто повторюються, займають багато часу або безпосередньо впливають на швидкість обслуговування клієнта.
Контроль результатів і розвиток системи
Після запуску автоматизації важливо оцінювати не лише кількість отриманих заявок. Бізнесу потрібні показники, які показують швидкість роботи та ефективність продажів.
Корисно регулярно контролювати:
- середній час першої відповіді;
- кількість необроблених заявок;
- конверсію звернень у замовлення;
- середню тривалість обробки замовлення;
- частку повторних покупок.
Якщо, наприклад, із 200 заявок покупки здійснили 40 клієнтів, конверсія становить 20%. Після зміни сценарію роботи можна порівняти цей показник із новим результатом і зрозуміти, чи справді автоматизація дала ефект.
Компанія Venta-crm пропонує рішення для автоматизації роботи із замовленнями, клієнтською базою та продажами. Їхня послуга допомагає налаштувати CRM для автоматизації бізнес-процесів, щоб заявки не губилися між різними каналами, менеджери працювали за зрозумілим сценарієм, а керівник отримував актуальні дані про роботу відділу.
Автоматизація прийому та обробки замовлень потрібна не лише великим компаніям. Вона корисна будь-якому бізнесу, де ручна робота вже призводить до затримок, пропущених звернень або складного контролю менеджерів. Найкраще впроваджувати систему поетапно: спочатку впорядкувати канали заявок і статуси, потім автоматизувати повторювані дії, а після запуску регулярно перевіряти показники та вдосконалювати процес.
