Як нараховуються відпускні

Кожен працівник має право на оплачувану відпустку. Але мало хто розуміє, як саме бухгалтерія рахує суму відпускних і від чого вона залежить. Часто люди отримують виплату і дивуються — чому так мало? Або навпаки — чому більше, ніж очікували? Щоб не було сюрпризів, розберемо весь механізм нарахування покроково і простою мовою.

Що таке відпускні і чим вони відрізняються від зарплати

Відпускні — це оплата за час щорічної відпустки. Нараховуються вони не за фактично відпрацьовані дні, а на основі середньоденної заробітної плати. Тобто бухгалтер бере ваш дохід за попередні місяці, вираховує середній заробіток за один день і множить на кількість днів відпустки.

Головний документ, за яким рахують відпускні в Україні — Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою Кабінету Міністрів від 08.02.1995 № 100 (далі — Порядок № 100). Він діє для всіх видів оплачуваних відпусток, крім декретної.

Важливий момент: відпускні мають бути виплачені до початку відпустки. Якщо роботодавець затримав виплату — це порушення трудового законодавства, і працівник має право перенести відпустку на інший період.

Формула розрахунку відпускних

Формула проста, але кожен елемент у ній має свої нюанси:

Відпускні = Середньоденна зарплата × Кількість календарних днів відпустки

А середньоденна зарплата визначається так:

Середньоденна зарплата = Сумарний заробіток за розрахунковий період ÷ Кількість календарних днів розрахункового періоду (без святкових і неробочих днів)

Тепер розберемо кожен елемент формули окремо.

Як визначити розрахунковий період

Розрахунковий період — це відрізок часу, за який беруться ваші доходи для підрахунку. Є три варіанти:

1. Працівник працює більше року — беруться останні 12 календарних місяців перед місяцем відпустки. Наприклад, якщо відпустка починається у квітні, розрахунковий період — квітень минулого року по березень поточного.
2. Працівник працює менше року — беруться фактично відпрацьовані повні місяці з першого числа місяця після оформлення до першого числа місяця відпустки.
3. Працівник не відпрацював жодного повного місяця — розрахунок ведеться з посадового окладу або мінімальної зарплати (у 2026 році — 8 647 грн).

Часта помилка працівників: думати, що якщо відпустка «за минулий рік», то і розрахунковий період буде за минулий рік. Ні. Мінекономіки підтвердило: середня зарплата завжди визначається за останні 12 місяців перед місяцем початку відпустки — незалежно від того, за який робочий рік вона надається.

Які дні виключаються з розрахункового періоду

Не всі дні розрахункового періоду потрапляють у формулу. Виключаються:

• Святкові та неробочі дні, встановлені законодавством (ст. 73 КЗпП). Увага: під час воєнного стану кількість таких днів може бути скорочена, оскільки деякі святкові дні стали робочими.
• Дні, коли працівник не працював з поважних причин і за ним не зберігався заробіток — відпустка без збереження зарплати, простій, дні догляду за дитиною тощо.

Якщо в розрахунковому періоді були місяці без заробітку (наприклад, працівниця перебувала у відпустці по догляду за дитиною), ці місяці з їхніми днями і сумами виключаються повністю.

Які виплати враховуються, а які — ні

Це одне з найчастіших питань. Загальне правило: до розрахунку входять усі суми нарахованої заробітної плати відповідно до законодавства та умов трудового договору. Але є винятки, прописані в п. 4 Порядку № 100.

Включаються до розрахунку:

• основна заробітна плата (оклад, тарифна ставка);
• надбавки та доплати (за суміщення, нічні, вечірні зміни, вислугу років тощо);
• премії (але з особливостями — про це далі);
• лікарняні (допомога по тимчасовій непрацездатності);
• відпускні за попередній період.

Не включаються:

• одноразова матеріальна допомога (на оздоровлення, при народженні дитини, на поховання);
• виплати до ювілейних дат;
• компенсація за невикористану відпустку;
• вихідна допомога;
• дотації на харчування, проїзд, оздоровлення.

Як враховуються премії при розрахунку відпускних

Це найскладніший елемент розрахунку, і тут бухгалтери часто припускаються помилок. Порядок № 100 встановлює особливі правила для премій.

Премії за місяць включаються в тому місяці, за який вони нараховані. Якщо премія за жовтень виплачена в листопаді, вона враховується в жовтні.

Квартальні та річні премії розподіляються пропорційно на кожен місяць розрахункового періоду. Бухгалтер ділить суму премії на кількість місяців, за які вона нарахована, і розподіляє по відповідних місяцях. Якщо в якомусь місяці працівник не повністю виконав норму робочого часу, сума премії за цей місяць обмежується.

Частий підводний камінь: річна премія, нарахована в січні за попередній рік, може вплинути на відпускні у наступних місяцях. Якщо працівник піде у відпустку через рік після нарахування, ця премія потрапить у розрахунковий період, хоча сам місяць нарахування — ні. Це легко проґавити.

Приклад розрахунку відпускних

Розглянемо конкретну ситуацію.

Умови: працівник йде у відпустку на 14 календарних днів. Він працює на підприємстві понад рік. Сума заробітку за останні 12 місяців — 180 000 грн. Кількість календарних днів у розрахунковому періоді за вирахуванням святкових — 354 дні.

Розрахунок:

1. Середньоденна зарплата: 180 000 ÷ 354 = 508,47 грн
2. Сума відпускних: 508,47 × 14 = 7 118,58 грн

Із цієї суми утримується ПДФО (18%) та військовий збір (5%). Роботодавець додатково нараховує ЄСВ (22%) за свій рахунок.

Тобто на руки працівник отримає: 7 118,58 − 1 281,34 (ПДФО) − 355,93 (ВЗ) = 5 481,31 грн.

Відпускні і мінімальна зарплата

Якщо працівник не мав жодних виплат у розрахунковому періоді (наприклад, щойно вийшов із відпустки по догляду за дитиною), середньоденну зарплату рахують із посадового окладу або мінімальної зарплати — що більше.

У 2026 році мінімальна зарплата становить 8 647 грн на місяць. Якщо оклад працівника менший за цю суму, для розрахунку використовується мінімальна зарплата.

Приклад: оклад працівника — 7 500 грн, він не відпрацював жодного повного місяця. Для розрахунку беремо мінімальну зарплату 8 647 грн × 12 = 103 764 грн. Ділимо на кількість календарних днів (365) і отримуємо середньоденну — 284,28 грн. За 24 дні відпустки працівник отримає 6 822,72 грн (до утримання податків).

Перехідні відпускні: коли відпустка припадає на два місяці

Якщо відпустка починається в одному місяці, а закінчується в іншому, бухгалтер зобов’язаний розбити суму відпускних на дві частини. Це потрібно для правильного заповнення Додатка 4ДФ Податкового розрахунку, де вимагається помісячна розбивка.

Наприклад: відпустка з 26 січня по 8 лютого (14 к. дн.). Середньоденна — 535,50 грн.

• Відпускні за січень (6 к. дн.): 535,50 × 6 = 3 213,00 грн
• Відпускні за лютий (8 к. дн.): 535,50 × 8 = 4 284,00 грн

Для працівників із низьким доходом, які мають право на податкову соціальну пільгу (ПСП), перехідні відпускні можуть вплинути на перерахунок ПДФО. Бухгалтерам варто звертати на це увагу.

Коригування відпускних при підвищенні окладу

Якщо на підприємстві підвищили посадові оклади (тарифні ставки) — як у розрахунковому періоді, так і під час самої відпустки — зарплату за місяці до підвищення потрібно скоригувати на коефіцієнт. Це вимога п. 10 Порядку № 100.

Коефіцієнт коригування = новий оклад ÷ старий оклад.

Тобто якщо оклад зріс з 10 000 до 12 000 грн, коефіцієнт = 1,2. Усі виплати розрахункового періоду, що припадають на час до підвищення, збільшуються на цей коефіцієнт. Це захищає працівника від заниження відпускних через старий оклад.

Відпустки під час воєнного стану: що змінилося

Воєнний стан суттєво вплинув на порядок надання відпусток. Основні зміни:

• Роботодавець може обмежити тривалість щорічної основної відпустки 24 календарними днями за поточний робочий рік.
• Святкові та неробочі дні під час воєнного стану враховуються як звичайні календарні дні при підрахунку тривалості відпустки. Раніше вони виключалися і фактично подовжували відпустку.
• Невикористані дні відпустки не згорають — їх можна використати після завершення воєнного стану або отримати компенсацію при звільненні.

Формула розрахунку середньоденної зарплати залишається тією ж. Але кількість святкових днів, що виключаються з розрахункового періоду, може бути іншою — залежно від того, в яких місяцях працівник заробляв відпустку.

Часті помилки та проблеми при нарахуванні

На практиці працівники та бухгалтери стикаються з типовими ситуаціями:

1. Не включили лікарняні до розрахунку. Допомога по тимчасовій непрацездатності входить до середнього заробітку для відпускних. Якщо бухгалтер її не врахував — сума відпускних буде занижена.
2. Неправильно розподілили премії. Квартальна чи річна премія має розподілятися пропорційно по місяцях, а не включатися одним рядком. Інакше середньоденна буде спотворена.
3. Забули про коригування при підвищенні окладу. Якщо оклади підвищувалися — коригувальний коефіцієнт обов’язковий. Без нього працівник недоотримує гроші.
4. Неправильно визначили розрахунковий період для нових працівників. Якщо людина прийнята не з першого числа, але перший робочий день був першим робочим днем місяця — цей місяць входить до розрахунку як повний.
5. Затримка виплати. За законом відпускні виплачуються до початку відпустки. Затримка — привід для перенесення відпустки і потенційний штраф для роботодавця.

Компенсація за невикористану відпустку

Якщо працівник звільняється і має невикористані дні відпустки — йому належить грошова компенсація. Розрахунок компенсації проводиться за тими ж правилами, що й для відпускних.

Зверніть увагу: для компенсації за невикористані відпустки, право на які виникло до 31.12.2023, діють особливі правила визначення розрахункового періоду. Розрахунковий період визначається з урахуванням того, коли працівник заробив цю відпустку.

За статистикою, значна частина українців накопичує по кілька десятків днів невикористаної відпустки. Це не тільки створює фінансове навантаження на роботодавця при звільненні, але й негативно впливає на здоров’я працівника. Роботодавець, який не надає відпустки роками, ризикує штрафом від Держпраці.

Що ще нараховується разом із відпускними

Окрім самої суми відпускних, роботодавець нараховує:

• ЄСВ (22%) — нараховується зверху суми відпускних за рахунок роботодавця.
• ПДФО (18%) — утримується із суми відпускних.
• Військовий збір (5%) — утримується із суми відпускних.

Загальне податкове навантаження для працівника — 23% від нарахованої суми. Для роботодавця — додатково 22% ЄСВ. Тобто при нарахуванні 10 000 грн відпускних працівник отримає на руки приблизно 7 700 грн, а роботодавець витратить 12 200 грн.

Підсумок

Нарахування відпускних — це не просто «поділити зарплату на дні». За розрахунком стоїть чіткий алгоритм, прописаний у Порядку № 100. Розрахунковий період, перелік виплат, врахування премій, коригувальні коефіцієнти — усе це впливає на кінцеву суму. Розуміння цього механізму допоможе працівнику перевірити правильність нарахувань, а бухгалтеру — уникнути помилок і штрафів. Якщо сумніваєтеся в правильності розрахунку — попросіть бухгалтерію надати детальну розшифровку або скористайтеся онлайн-калькулятором відпускних.